American Express Careers

Executive Assistant H/F

Rueil Malmaison, France
Administration

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Job Description

 

Fondé en 1850, American Express Company est un acteur majeur du voyage d'affaires et premier émetteur de cartes non bancaires. American Express est un groupe international présent dans le voyage et les services financiers au travers de 5 grandes activités : Cartes pour particuliers et petites entreprises, Cartes et solutions pour grandes entreprises, Réseau de commerçants, Change et Voyages d'Affaires (sous forme de JV). Classée 23ème marque internationale (et 1ère marque financière) reconnue pour sa valeur et sa notoriété au classement Interbrand, American Express compte 53 500 collaborateurs à travers le monde dont 700 à la carte en France.

 

Avec plus de 20 langues parlées et une dizaine de nationalités différentes dans ses effectifs, la marque est dotée d’une véritable culture de la Diversité avec une direction dédiée. La mission Diversité d’American Express a entre autres pour vocation de faciliter l’intégration professionnelle de personnes en situation de handicap et se tient à la disposition des candidats pour évoquer avec eux leurs éventuels besoins d’accompagnement.

 

Global Merchant Services (GMS) est la division d’American Express en charge du Réseau commerçant qui acceptent les moyens de paiement de la marque.

L’équipe française est constituée d’environ 60 employés dont les fonctions sont essentiellement commerciales et Marketing.

L’assistante de direction est un membre clé de l’organisation assurant l’efficacité du Vice-Président et le bon fonctionnement du département.

Au-delà du rôle d’assistanat classique, elle évolue dans un environnement international et tourné vers les clients, faisant appel à une forte polyvalence et à un excellent sens de l’organisation.

 

Assistanat du VP nécessitant rigueur et proactivité :

  • Gestion de façon autonome de l’assistanat et de l’agenda complexe
  • Organisation de réunions internationales et de conférences téléphoniques : 
  • Sur le plan logistique : prise de rendez-vous, rédaction de l’agenda, organisation des déplacements professionnels, réservation des salles, catering… en intégrant les différents changements de dernière minute qui s’imposent
  • Participation à certaines réunions dont les comités de direction : Prise de notes, suivi des actions à mener.
  • Exemple de réunions à organiser: comités de direction, forums des employés, réunions avec des équipes internationales, séminaires, meetings clients…
  • Rendez-vous récurrents avec le VP afin de lui présenter une synthèse des urgences et des actions à mener : suivi et identification de ses e-mails importants,  rappel des deadlines, répartition des actions à mener auprès des équipes du VP
  • Coordination des visites de marchés avec la présence d’intervenants européens / internationaux : Organiser toute la logistique liée au transport des intervenants, à leur hébergement, à la préparation des réunions… Participer directement à la préparation des documents présentés,  et des outils techniques nécessaires au bon déroulement de la présentation. Accueil des visiteurs internationaux.
  • Préparation de présentations Powerpoint et documents Excel et Word, ainsi que certaines traductions
  • Communication interne aux reports du VP et à tout le département en France, centralisation de l’information, veille des procédures internes. Interface entre les partenaires internes et externes en tenant compte en permanence de la confidentialité des projets.
  • Ex : formations, meetings, évènements internes…
  • Contacts fréquents avec les homologues assistantes internationales  et la hiérarchie du VP
  • Maintenance de l’équipement : voiture, téléphone, ordinateur…
  • Gestion des notes de frais et de la Corporate Purchasing Card

Assistanat du département :

  • Gestion des mouvements de personnel :
  • Mise à jour de l’organigramme, du trombinoscope, de l’annuaire et des listes de distribution
  • Implication et suivi de projets transverses
  • Commandes : Fournitures, DHL, cartes de visite, abonnements…

Offer of employment with American Express is conditioned upon the successful completion of a background verification check, subject to applicable laws and regulations.

 

Qualifications

 

Compétences requises :

  • Diplômé de l’enseignement supérieur
  • 3 ans d’expérience professionnelle sur une fonction similaire
  • Dynamique, très organisé et rigoureux
  • Sens des responsabilités et autonomie
  • Excellentes capacités de communication, d’analyse et de synthèse
  • Excellente gestion du temps et des priorités
  • Excellente résistance au stress
  • Bon relationnel / esprit d’équipe
  • Respect de la confidentialité
  • Excellente présentation, très bon niveau d’expression orale et écrite
  • Anglais bilingue
  • Bonne maîtrise du Pack Office (notamment Powerpoint et Excel)

ReqID: 18016114
Schedule (Full-Time/Part-Time): Full-time
Date Posted: Oct 23, 2018, 9:17:08 AM
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